Wie man das richtige Abrechnungstool auswählt
Warum Sie auf Excel oder Word verzichten sollten
Viele EPUs beginnen mit Rechnungen über eine Vorlage in Word oder eine Tabelle in Excel. Für die ersten Rechnungen reicht das aus. Doch je mehr Kunden hinzukommen, desto mehr Zeit beansprucht die Abrechnung.
Was kostet Sie Excel und Word konkret:
Jede Rechnung wird von Hand neu ausgefüllt – Sie schreiben dieselben Daten immer wieder ab
Die Nummerierung der Rechnungen müssen Sie selbst überwachen
Automatischen Überblick, was bezahlt ist und was nicht, gibt es nicht
Der Export von Daten für den Buchhalter ist langwierig und fehleranfällig
Wenn Sie auch nur 3–5 Rechnungen im Monat ausstellen, spart Ihnen ein Online-Tool viele zusätzliche Minuten Arbeit. Bei größeren Mengen vervielfacht sich die Zeitersparnis.
Was ein gutes Abrechnungstool können sollte
Bevor Sie sich für eine spezifische Software entscheiden, überlegen Sie, was Sie wirklich benötigen. Schlüsselkriterien sind:
Einfachheit und Schnelligkeit – das neue Tool sollte von Anfang an intuitiv sein, ohne lange Einarbeitung. Eine Rechnung für einen neuen Kunden sollten Sie in zwei Minuten erstellen können
Funktionalität entsprechend Ihren Bedürfnissen – lassen Sie sich nicht von Funktionen verführen, die Sie nicht nutzen. Für die meisten EPUs reicht eine grundlegende Abrechnung, Belegverwaltung und der Export für den Buchhalter. Bezahlen Sie nur für das, was Sie wirklich brauchen
Kundensupport – es geht um ein Tool, das Ihr Geschäft erleichtern soll, nicht umgekehrt. Stellen Sie sicher, dass der Support per Chat oder E-Mail erreichbar ist und wie schnell er reagiert
OnlineRechnung: eine verständliche Wahl für EPUs und kleine Firmen
Wenn Sie ein Tool suchen, das den Bedürfnissen der meisten Freiberufler und kleinen Unternehmen entspricht, erfüllt OnlineRechnung die Schlüsselkriterien ohne unnötige Komplexität.
Eine Rechnung kann direkt auf der Website in wenigen Sekunden generiert werden – sogar ohne Registrierung. So können Sie sofort überprüfen, wie das Enddokument aussieht.
Beispiel:
Jana ist freiberufliche Grafikdesignerin. Jeden Monat stellt sie 8–12 Rechnungen für Stammkunden aus. Früher hat sie die Daten in einer Tabelle manuell überarbeitet, die Nummerierung überwacht und sich überlegt, wo sie die Rechnung überhaupt speichern soll. Heute stellt sie eine Rechnung in zwei Minuten aus, klickt auf Senden und hat automatisch den Überblick darüber, was bezahlt ist.
Was OnlineRechnung konkret bietet:
Unbegrenzte Anzahl an Rechnungen ohne Einschränkungen der Anzahl der Belege
Kontakt- und Nummernkreisverwaltung – die Daten der Empfänger geben Sie einmal ein, dann wählen Sie sie nur noch aus
Eigener Rechnungsstil – Logo, Farben, Stempel
Unterstützung von Steuerzahlern und Nichtsteuerzahlern
Nach der kostenlosen fünfwöchigen Testphase können Sie zwischen zwei Jahresplänen wählen – MINI für die grundlegende Abrechnung oder PREMIUM mit erweiterten Optionen wie Rückwärtsanpassungen, Vorlagenerstellung oder Massenaktionen.
OnlineRechnung ist in 11 Märkten in Europa aktiv und hat über 200.000 Nutzer mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,9 bei Google. Funktioniert direkt im Browser – ohne Installation, von überall.
Wie man bei der Auswahl eines Tools vorgeht
Schreiben Sie sich auf, was Sie wirklich brauchen – Anzahl der Rechnungen, Anzahl der Kunden, Bedarf an Automatisierung
Teste die Testphase – die meisten Tools bieten sie kostenlos an
Fragen Sie Ihren Buchhalter – überprüfen Sie die Kompatibilität mit seinem Programm
Starten Sie einfach – man kann immer zu einem höheren Tarif wechseln; ein komplexes System von Anfang an verkompliziert die Arbeit unnötig
Wenn Sie ein EPU oder ein kleines Unternehmen sind, das ein zuverlässiges Tool ohne unnötige Komplexität sucht, probieren Sie OnlineRechnung aus – die erste Rechnung erstellen Sie in wenigen Minuten.
Abrechnung, die keine unnötige Zeit kostet
Das richtige Abrechnungstool ist kein Luxus – es ist eine Investition, die sich gleich bei der ersten eingesparten Stunde auszahlt. Je früher Sie von Excel oder Word auf eine Online-Lösung umsteigen, desto schneller können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie wirklich tun wollen.
OnlineRechnung ist genau hierfür konzipiert: einfach, ohne unnötige Komplikationen und zu einem Preis, der auch für Einsteiger sinnvoll ist. Testen Sie es 5 Wochen kostenlos – ohne Verpflichtungen, direkt im Browser.
Ist ein Abrechnungsprogramm oder ein Buchhaltungssystem besser?
Ein Abrechnungsprogramm ist einfacher und günstiger – ideal für EPUs mit geringem Rechnungsvolumen. Ein Buchhaltungssystem deckt die gesamte Buchhaltung einer Firma ab, einschließlich Löhne, Lager oder Mehrwertsteuererklärung und eignet sich für größere Firmen.
Kann ein Abrechnungstool den Buchhalter ersetzen?
Nein. Es erleichtert die Ausstellung von Belegen und deren Verwaltung, ersetzt aber keine fachliche Buchhaltungsberatung. Ein gutes Tool erleichtert jedoch die Arbeit Ihres Buchhalters erheblich, da es Daten im richtigen Format exportiert.
Kann ich eine Rechnung in einer Fremdwährung ausstellen?
Ja, die Abrechnung in Euro und anderen Währungen wird von OnlineRechnung unterstützt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie für ausländische Kunden abrechnen.
Wie wechselt man von Excel zu einer Abrechnungssoftware?
Erstellen Sie einfach ein Konto im neuen Tool, geben Sie die Firmendaten ein und fügen Sie die Kontaktdaten der Kunden hinzu. Rechnungen aus Excel werden nicht in das System übertragen – Sie beginnen einfach, neue Belege im neuen Tool mit einer neuen Nummernreihe zu erstellen.
Brauche ich eine Abrechnungssoftware, wenn ich gerade erst angefangen habe zu arbeiten?
Es ist nicht notwendig, vom ersten Tag an zu starten, aber es lohnt sich, so schnell wie möglich anzufangen. Sie gewöhnen sich an eine korrekte Dokumentation, sparen Zeit und vermeiden Fehler, die mehr kosten könnten als der Tarif selbst.