Rechnung mit Word oder Excel: Wann die Vorlage reicht und wann sich Software lohnt
Wann eine Rechnung aus Word oder Excel reicht
Kein Gesetz schreibt vor, mit welchem Programm Sie Ihre Rechnungen erstellen. Eine Rechnung aus Word, aus Excel oder sogar handschriftlich ist gültig, wenn sie alle Rechnungsmerkmale enthält. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Werkzeug. Worauf es dabei ankommt, je nachdem ob Sie Umsatzsteuer verrechnen oder nicht, lesen Sie im Beitrag zur Rechnungsstellung für umsatzsteuerpflichtige und befreite Unternehmen.
Eine Vorlage in Word oder Excel genügt in der Regel, wenn:
Sie Kleinunternehmer sind oder überwiegend an Privatkunden verkaufen,
Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, meist an Stammkunden,
Sie allein fakturieren und die Datei mit niemandem teilen,
Sie keine Rechnungen an Bundesdienststellen stellen.
So richten Sie eine Vorlage sinnvoll ein
Legen Sie eine Mustervorlage an und speichern Sie jede Rechnung als neue Kopie.
Versenden Sie die fertige Rechnung als PDF, nicht als bearbeitbare .docx- oder .xlsx-Datei.
Notieren Sie alle Rechnungsnummern in einer eigenen Liste.
Rechnen Sie die Summenformeln einmal von Hand nach.
E-Rechnung in Österreich: wo sie heute schon Pflicht ist
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers automatisch verarbeitet. Ein PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung in diesem Sinn.
Rechnungen an den Bund müssen schon seit 2014 als E-Rechnung übermittelt werden, über das Unternehmensserviceportal (USP) bzw. e-Rechnung.gv.at oder über Peppol. Papier und PDF werden dort nicht mehr angenommen.
Zwischen Unternehmen gibt es derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht. Ein Termin dafür steht noch nicht fest.
Grenzüberschreitend in der EU werden E-Rechnungen mit der EU-Reform ViDA ab 1. Juli 2030 verpflichtend.
Den Fahrplan erklärt unser Beitrag zur E-Rechnung in Österreich und dem ViDA-Fahrplan.
Was das für Ihre Vorlage bedeutet
Für Rechnungen an österreichische Unternehmen und Privatkunden reicht eine Word- oder Excel-Vorlage derzeit aus. Stellen Sie Rechnungen an den Bund oder planen Sie Geschäfte mit Firmen in anderen EU-Ländern, brauchen Sie ein Programm, das E-Rechnungen erstellen kann.
Worauf Sie bei Word und Excel achten sollten
Office-Programme prüfen nichts für Sie. Sie müssen alles selbst im Blick behalten, und genau hier entstehen Fehler.
Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. Beim Kopieren einer Vorlage passiert es schnell, dass zwei Rechnungen dieselbe Nummer bekommen oder eine fehlt.
Änderungen an einer versendeten Rechnung
Eine ausgestellte Rechnung dürfen Sie nicht einfach überschreiben. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen während der gesamten Aufbewahrung gewährleistet sein. Eine Excel-Datei, die Sie nach dem Versand ändern und unter demselben Namen speichern, erfüllt das kaum. Fehler korrigieren Sie mit einer Rechnungsberichtigung oder Stornorechnung, nicht durch Überschreiben der Datei.
Berechnungen und Umsatzsteuer
Manuelle Formeln versagen unauffällig. Eine Formel erfasst eine neue Zeile nicht, die Rundung fehlt oder in der Vorlage steht noch ein alter Steuersatz. Als Kleinunternehmer geht es „nur“ um einen falschen Betrag. Verrechnen Sie Umsatzsteuer, ist ein Fehler auch ein Problem für Ihren Kunden, der die Vorsteuer aus Ihrer Rechnung abzieht.
Aufbewahrung
Rechnungen müssen Sie 7 Jahre aufbewahren. Bei Dateien auf dem Computer heißt das: regelmäßige Sicherungen, einheitliche Dateinamen und die Gewissheit, dass Sie eine Rechnung auch nach Jahren finden und öffnen können.
Rechnung per E-Mail
Eine Rechnung als PDF per E-Mail gilt nur dann als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt. Bei neuen Kunden halten Sie das am besten im Angebot oder Vertrag fest.
Wann sich der Wechsel zu Rechnungssoftware lohnt
Der Wechsel lohnt sich, sobald Ihnen die Vorlage mehr Arbeit macht, als sie spart. Typische Signale:
Sie überschreiten die Kleinunternehmergrenze. Die Befreiung gilt bis zu einem Jahresumsatz von 55.000 € brutto; eine einmalige Überschreitung um höchstens 10 % ist erlaubt. Danach verrechnen Sie Umsatzsteuer, und jede Rechnung braucht die entsprechenden Angaben.
Sie bekommen einen Auftrag vom Bund. Diese Rechnungen müssen als E-Rechnung eingebracht werden.
Die Zahl der Rechnungen wächst. Ausfüllen, Nummern prüfen und Speichern kosten Sie jeden Monat Stunden.
Mehrere Personen fakturieren. Eine geteilte Datei bedeutet das Risiko doppelter Nummern.
Sie stellen immer dieselben Rechnungen. Monatliche Pauschalen richten Sie in der Software einmal ein.
Ihre Steuerberatung will Daten, keine PDFs. Rechnungen abzutippen kostet Zeit und Geld.
Sie verlieren den Überblick über Zahlungen. Ohne Suchen wissen Sie nicht, wer noch offen ist.
Beispiel aus der Praxis
Eine Grafikerin ist Kleinunternehmerin, schreibt vier Rechnungen im Monat und kommt mit Excel gut zurecht. Im Laufe des Jahres gewinnt sie zwei neue Stammkunden, und ihr Umsatz nähert sich 55.000 €. Sobald sie die Grenze überschreitet, verrechnet sie Umsatzsteuer und jede Rechnung braucht die Steuerangaben. Mit Software ist schon die erste Rechnung mit Umsatzsteuer richtig.
Wie Sie den Umstieg vorbereiten, zeigt der Beitrag, wie Sie auf Online-Rechnungsstellung umsteigen.
Was Rechnungssoftware bringt und was sie kostet
Gegenüber einer Vorlage bietet Software mehrere praktische Vorteile:
automatische Nummerierung ohne Doppelungen und Lücken,
gespeicherte Kundendaten, die Sie nicht erneut eintippen,
Berechnung der Umsatzsteuer nach dem gewählten Satz,
Überblick über bezahlte und offene Rechnungen,
Datenexport für die Steuerberatung statt Abtippen,
Archiv aller Rechnungen an einem Ort.
Die Nachteile sind vor allem zwei. Software kostet meist eine jährliche Gebühr, und Ihre Daten liegen beim Anbieter. Prüfen Sie daher, wie Sie sie exportieren können. Planen Sie Aufträge für den Bund oder EU-Kunden, achten Sie außerdem darauf, ob die Software E-Rechnungen erstellen kann.
FAQ:
Ist eine Rechnung aus Word oder Excel gültig?
Ja. Das Gesetz schreibt kein Programm vor. Eine Rechnung ist gültig, wenn sie alle Rechnungsmerkmale enthält.
Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht?
Nur für Rechnungen an den Bund. Zwischen Unternehmen gibt es derzeit keine allgemeine Pflicht. Für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU werden E-Rechnungen ab 1. Juli 2030 verpflichtend.
Ist ein PDF aus Excel eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format ebInterface oder Peppol BIS.
Darf ich eine Rechnung aus Excel per E-Mail schicken?
Ja, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt. Am besten als PDF, das sich nicht leicht bearbeiten lässt.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
7 Jahre.
Bis zu welchem Umsatz bin ich Kleinunternehmer?
Bis zu einem Jahresumsatz von 55.000 Euro brutto. Eine einmalige Überschreitung um höchstens 10 Prozent ist zulässig.
