Wiederkehrende Rechnungen effizient verwalten
Besonders für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen, die Abonnements oder monatliche Pauschalen abrechnen, sind automatisch generierte Rechnungen äußerst hilfreich. Einmal eingerichtet, übernimmt OnlineRechnung die termingerechte Ausstellung der Rechnungen zu den von Ihnen festgelegten Intervallen.
Erstellung wiederkehrender Rechnungen: Ein Leitfaden
Melden Sie sich bei Ihrem OnlineRechnung-Konto an und entscheiden Sie sich für die Funktion Rechnung erstellen.
Tragen Sie alle erforderlichen Details wie Artikel, Preise und notwendige Informationen ein.
Suchen Sie nach der Option Regelmäßige Abrechnung unter dem Gesamtbetrag, um die automatische Rechnungserstellung zu aktivieren.
Nach Aktivierung der Funktion sehen Sie die Einstellungsoptionen.
Definieren Sie das Intervall: jede Woche, jeden Monat, alle 3 Monate, alle 6 Monate oder alle 12 Monate.
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Legen Sie das Ende der Wiederholungen fest – Sie haben drei Optionen:
Unbegrenzt – die Rechnung wird fortlaufend erstellt.
Nach einer bestimmten Wiederholungsanzahl – tragen Sie die genaue Anzahl an Wiederholungen ein.
An einem bestimmten Datum – legen Sie das Enddatum fest.
Passen Sie bei Bedarf das Datum der aktuellen Rechnung an und sehen Sie unter Nächste Rechnung das Ausgabe-Datum der nächsten Rechnung.
Sie können auch die Funktion Am letzten Tag der Periode aktivieren, damit die Rechnung immer am Ende des festgelegten Zeitraums erstellt wird.
Rechnungsausstellung und Überblick zukünftiger Rechnungen
Nachdem alle Parameter gesetzt sind, stellen Sie die aktuelle Rechnung routinemäßig aus.
Unter Rechnungen ist der Status jeder ausgestellten Rechnung sichtbar (Entwurf, bezahlt, unbezahlt, überfällig).
Zukünftig geplante Rechnungen sind unter dem Tab Zukünftige gelistet.
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Zukünftige Rechnungen bearbeiten oder löschen – mit einem Klick auf das Stift- oder Papierkorbsymbol können Sie Anpassungen vornehmen oder Rechnungen entfernen.
Funktionsweise der Bearbeitungen
Bearbeitungen an bereits ausgestellten Rechnungen beeinflussen zukünftige, vorbereitete Rechnungen nicht. Jede zukünftige Rechnung verwendet die Vorlage in dem Moment, in dem sie erstellt wird. Wenn eine noch auszustellende Rechnung geändert wird, gelten die Änderungen für alle nachfolgenden Rechnungen.
Haben Sie mit einem Kunden ab heuer eine höhere monatliche Pauschale vereinbart? Passen Sie die nächste geplante Rechnung im Abschnitt Zukünftige an – die Anpassung wird sofort in alle nachfolgenden Rechnungen übernommen.
Das Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch. Danach werden die Rechnungen automatisch versendet, und Sie können sich auf spannendere Arbeitsaufgaben konzentrieren.
