Zeitmanagement im Arbeitsalltag: weniger Aufgaben, mehr schaffen
Senken Sie zuerst die Zahl der Aufgaben
Die Aufgabenliste wächst von allein — kürzen können nur Sie sie. Und die meisten Punkte darauf verkraften das, ohne dass etwas kaputtgeht. Bevor Sie den Tag planen, gehen Sie die Aufgaben einzeln durch und entscheiden Sie bei jeder, in welches der drei Fächer sie gehört: weg, auf jemand anderen, oder auf Automatik.
Weg — eine Aufgabe, die das Ergebnis nicht bewegt. Ein Meeting, aus dem nie eine Entscheidung entsteht. Ein Bericht, den Sie jeden Monat schicken und den niemand öffnet. Lassen Sie so etwas weg und niemand merkt es — das ist Ihre Antwort.
Auf jemand anderen — eine Aufgabe, die eine Kollegin oder ein Externer zu 80 % erledigt. Die letzten 20 % Perfektion bei einer unwichtigen Sache kosten Sie Zeit, die anderswo fehlt.
Auf Automatik — Verwaltung, die sich unverändert wiederholt. Dieselben Rechnungen jeden Monat, Mahnungen nach Fälligkeit, Daten aus der E-Mail händisch ins System übertragen. Hier geht es nicht darum, die Aufgabe schneller zu erledigen, sondern dafür zu sorgen, dass sie Sie nicht mehr betrifft.
Ordnen Sie den Rest nach Wichtigkeit, nicht nach Dringlichkeit
Dringend und wichtig ist nicht dasselbe. Eine E-Mail, ein Anruf, die „kurze" Bitte einer Kollegin reißen Sie heraus — und abends stellen Sie fest, dass Sie den ganzen Tag fremde Feuer gelöscht haben.
Teilen Sie die verbliebenen Aufgaben auf zwei Stapel: Was bringt Ihre Ziele voran und was lenkt nur ab. Legen Sie die wichtigen in den Vormittag, wenn Sie die meiste Energie haben. Dringendes, aber Unwichtiges lassen Sie ans Tagesende — oder streichen es gleich.
Ein Selbstständiger verliert jeden Morgen eine Stunde in E-Mails, „damit sich nichts anhäuft". Er legt sie auf zwei Blöcke (11:00 und 16:00), gibt den Vormittag dem Auftrag, den er abrechnet — und verdient mehr, ohne eine E-Mail zu verpassen.
Bündeln Sie ähnliche Aufgaben in Blöcken
Das Wechseln zwischen Arten von Arbeit ist eine versteckte Steuer — jeder Wechsel kostet ein paar Minuten, bis Sie wieder konzentriert sind, und übers Jahr werden daraus Stunden. Erledigen Sie deshalb Ähnliches zusammen: Anrufe hintereinander, Rechnungen auf einmal, E-Mails in einem Block. Eine Aufgabenart, ein Fenster im Kalender.
Schützen Sie Ihre fokussierte Zeit
Die schwierigste Arbeit braucht ununterbrochene Zeit. Reservieren Sie im Kalender einen Block von 60 bis 90 Minuten für eine Sache, schalten Sie Benachrichtigungen aus und legen Sie das Telefon außer Sichtweite — und signalisieren Sie dem Umfeld, dass Sie gerade nicht verfügbar sind. Ein langer Block liegt Ihnen nicht? Versuchen Sie 25 Minuten Arbeit und eine kurze Pause. Auf die Methode kommt es nicht an, sondern darauf, die Zeit zum Fokussieren aktiv zu verteidigen — von allein entsteht sie nicht.
Helfen kann auch die Zwei-Minuten-Regel. Wenn Sie etwas in weniger als zwei Minuten erledigen, machen Sie es gleich, statt sich einen weiteren Punkt auf die Liste zu setzen.
Versuchen Sie schon diese Woche, eine wiederkehrende Aufgabe zu streichen oder zu automatisieren, und neunzig Minuten der Arbeit zu widmen, die Ihr Geschäft wirklich voranbringt.
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Stellen Sie jeden Monat dieselben Rechnungen aus? Richten Sie wiederkehrende Rechnungen ein — sie werden automatisch erstellt.
Wie viele Aufgaben pro Tag sind realistisch zu schaffen?
Weniger, als die meisten erwarten — meist drei bis fünf wesentliche Aufgaben. Eine lange Liste sieht produktiv aus, zersplittert aber die Aufmerksamkeit. Wählen Sie wenige Dinge, die wirklich etwas bewegen, und streichen oder delegieren Sie den Rest.
Woran erkenne ich, welche Aufgabe ich delegieren sollte?
Delegieren Sie, was jemand anderes zu mindestens 80 % erledigt und was nicht allein Ihre Entscheidung oder Ihr Know-how erfordert. Wiederkehrende, zeitraubende Verwaltung steht ganz oben.
Funktioniert Multitasking?
Nein. Das Gehirn verarbeitet Aufgaben nicht parallel, es schaltet nur zwischen ihnen um und verliert dabei Zeit und Genauigkeit. Schneller ist es, eine Sache zu tun und dann die nächste.
Was, wenn mich Kunden oder Kollegen ständig unterbrechen?
Vereinbaren Sie feste Zeiten, in denen Sie erreichbar sind, und schalten Sie außerhalb davon die Benachrichtigungen aus. Das meiste „Dringende" wartet eine Stunde — und Sie gewinnen zusammenhängende Zeit für Arbeit, die Geld bringt.
Welche Methode ist für den Anfang am einfachsten?
Blocken Sie im Kalender täglich einen 90-Minuten-Block für die wichtigste Aufgabe und schalten Sie in dieser Zeit alle Störungen aus. Eine Änderung, die Sie schon morgen umsetzen können.