KI bei Rechnungen: Was in der Praxis schon funktioniert
Was KI bei Rechnungen heute leistet
Herkömmliche Rechnungsprogramme folgen festen Regeln. Künstliche Intelligenz (KI) lernt zusätzlich aus Daten. Sie kommt daher auch mit Ausnahmen zurecht, etwa mit einer Rechnung in unbekanntem Layout oder einer Überweisung ohne Zahlungsreferenz.
Dabei kommen vor allem drei Technologien zum Einsatz:
Texterkennung (OCR) mit maschinellem Lernen macht aus einem Scan oder PDF verwertbare Daten,
maschinelles Lernen erkennt Muster in Zahlungen und Belegen,
Sprachmodelle formulieren und fassen Texte zusammen.
In der Praxis zählt vor allem, wo KI eigenständig handelt und wo sie nur einen Vorschlag zur Freigabe liefert.
Fünf Einsatzbereiche, die schon funktionieren
Bereich |
Was die KI übernimmt |
Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|---|
Belege auslesen |
erfasst Daten aus PDFs und Fotos |
Zahlen kontrollieren |
Zahlungen zuordnen |
verknüpft Eingänge mit Rechnungen |
unklare Fälle bestätigen |
Rechnungen prüfen |
meldet Doppelrechnungen und neue Bankdaten |
beim Lieferanten nachfragen |
Mahnungen |
erkennt säumige Kunden |
weiteres Vorgehen entscheiden |
Texte und Auswertungen |
verfasst E-Mails, fasst Zahlen zusammen |
abschließend prüfen |
Eingangsrechnungen erfassen
Nach dem Hochladen liest das System aus:
Lieferanten und UID-Nummer,
Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum,
Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und IBAN.
Jede Ihrer Korrekturen verbessert die Erkennung. Bei Stammlieferanten bleibt deshalb mit der Zeit kaum noch Handarbeit übrig.
Diese Angaben immer kontrollieren
- Lieferdatum (wird gern mit dem Ausstellungsdatum verwechselt)
- IBAN
- Umsatzsteuer bei mehreren Steuersätzen
Zahlungen zuordnen
Auch ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck, bei Sammelüberweisungen oder abgezogenen Bankspesen findet die KI die passende Rechnung. Sie gleicht dafür Zahler, Betrag, Fälligkeit, Verwendungszweck und Zahlungshistorie ab. Eindeutige Fälle bucht sie selbst zu, unklare legt sie Ihnen vor.
Fehler und verdächtige Rechnungen erkennen
Die KI schlägt Alarm bei:
doppelt eingereichten Rechnungen,
auffälligen Beträgen im Vergleich zu früheren Rechnungen,
einer neuen Bankverbindung,
fehlenden Pflichtangaben.
Eine plötzlich geänderte IBAN ist ein klassisches Betrugsmuster. Täter klinken sich in den E-Mail-Verkehr ein und schicken eine Rechnung mit ihrer eigenen Kontonummer. Klären Sie jede solche Änderung deshalb telefonisch mit einer Ansprechperson, die Sie kennen.
Die KI meldet, geprüft wird von Ihnen
- Verwenden Sie eine Telefonnummer, die Ihnen schon vorher bekannt war, nie die aus der verdächtigen E-Mail.
- Antworten Sie nicht auf die E-Mail mit der neuen Bankverbindung.
- Überweisen Sie erst nach der Bestätigung.
Mahnwesen und Zahlungsverhalten
Aus vergangenen Zahlungen erkennt die KI, welche Kunden regelmäßig spät zahlen. Sie kann:
Zahlungserinnerungen zum passenden Zeitpunkt verschicken,
den Ton der Nachricht anpassen,
auf eine nachlassende Zahlungsmoral hinweisen.
Ihre Liquidität wird dadurch besser planbar.
Texte und Auswertungen
Sprachmodelle schreiben Begleit-E-Mails oder Erinnerungen, übersetzen Rechnungspositionen für ausländische Kunden und zeigen auf einen Blick, wo noch Geld offen ist.
Aus der Praxis
Wo die Grenzen liegen
Schlechte Vorlagen: unscharfe Fotos oder handgeschriebene Belege führen zu mehr Fehlern.
Steuerliche Einschätzung: Die KI liest den Steuersatz, kann aber nicht verlässlich beurteilen, ob er stimmt oder ob Reverse Charge anzuwenden ist.
Erfundene Antworten: Allgemeine Chatbots nennen mitunter Regeln, die es so nicht gibt. Steuerfragen klären Sie mit dem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung.
Datenschutz: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Prüfen Sie vor dem Hochladen in ein öffentliches Tool, wie die Daten verarbeitet werden.
Am zuverlässigsten arbeitet KI mit strukturierten E-Rechnungen, etwa im Format ebInterface oder Peppol. Die Daten stehen dort in festen Feldern und müssen nicht aus einem Bild gelesen werden.
E-Rechnung in Österreich
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung in Österreich.
Die Verantwortung bleibt bei Ihnen
Steuerlich ist es egal, mit welchem Werkzeug eine Rechnung erstellt oder verarbeitet wurde:
für die Pflichtangaben und den Vorsteuerabzug sind Sie verantwortlich,
elektronische Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleisten,
Belege sind 7 Jahre aufzubewahren, bei Grundstücken bis zu 22 Jahre.
Für den Einsatz von KI im Unternehmen gilt zudem die europäische KI-Verordnung. Bei Rechnungstools geht es dabei vor allem um KI-Kompetenz: zu wissen, wie ein Tool arbeitet und wo es irren kann.
In 4 Schritten starten
Einen Bereich auswählen, der am meisten Zeit kostet, meist Belegerfassung oder Zahlungszuordnung.
Freigaberegeln festlegen: Was darf das System allein, was geben Sie frei?
Datenverarbeitung prüfen: Speicherort, Zugriffe, Archivierung.
Nach einigen Monaten Bilanz ziehen: Korrekturen und gewonnene Zeit vergleichen.
Einen allgemeinen Einstieg bietet unser Schritt-für-Schritt-Guide zum KI-Start im Unternehmen.
FAQ:
Kann KI Rechnungen eigenständig ausstellen?
Sie kann aus Auftrag oder Angebot einen Rechnungsentwurf erstellen. Für die Richtigkeit der Angaben haften aber Sie. Kontrollieren Sie die Rechnung daher vor dem Versand.
Ist eine mit KI verarbeitete Rechnung gültig?
Ja, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben. Das verwendete Programm spielt keine Rolle.
Darf ich Rechnungen in einen öffentlichen Chatbot laden?
Davon ist abzuraten, weil Rechnungen personenbezogene und geschäftliche Daten enthalten. Sicherer ist KI, die direkt in Ihr Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm eingebaut ist.
Ersetzt KI die Buchhaltung oder Steuerberatung?
Nein. Sie nimmt Routinearbeit ab, die steuerliche Beurteilung und die Verantwortung bleiben beim Menschen.
Brauche ich E-Rechnungen, um KI zu nutzen?
Nein, KI liest auch Scans und Fotos. Strukturierte E-Rechnungen senken aber die Fehlerquote deutlich.
