Effiziente Kontaktverwaltung mit OnlineRechnung
Kontaktverwaltung auf OnlineRechnung finden
Nach dem Einloggen finden Sie den Bereich Kontakte oben im Menü, unabhängig von Ihrem gewählten Tarif.
So fügen Sie neue Kontakte hinzu
In OnlineRechnung können Kontakte auf zwei Weisen gespeichert werden:
Automatisch — Fügt automatisch Kontakte hinzu, wenn Sie eine Rechnung an einen neuen Kunden ausstellen.
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Manuell — Es ist ebenso möglich, Kontakte manuell hinzuzufügen. So wird’s gemacht:
Navigieren Sie im oberen Menü zum Bereich Kontakte.
Klicken Sie dann auf Neuer Kontakt, geben Sie die nötigen Informationen ein und speichern Sie die Einträge.
Übersichtliche Kontaktverwaltung
Ihnen stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um sich schnell zu orientieren:
Sortierfunktion — Mit Klick auf die Pfeile neben Kontakt, UID-Nummer, E-Mail, und Rechnungshäufigkeit können Sie Ihre Einträge leicht anpassen.
Suchfunktion — Suchen Sie gezielt nach bestimmten Kunden über die Suchfeldfunktion Suchbegriff eingeben.
Schnellaktionen — Über die Symbole am rechten Rand einer Zeile können Sie direkt Rechnungen erstellen, Ausgaben hinzufügen, Daten aktualisieren oder Kontakte löschen.
Die Löschung eines Kontakts ändert nichts an bereits erstellten Rechnungen. Die Rechnungshistorie bleibt erhalten, allerdings wird der Kontakt nicht mehr automatisch vorgeschlagen.
Kundenrechnungen im Blick
Mit einem Klick auf einen bestimmten Kontakt öffnet sich die Detailansicht des Kontakts.
Im unteren Bereich wird eine Übersicht aller an diesen Kunden gestellten Rechnungen angezeigt. Hier sehen Sie Beträge, Fälligkeitsdaten und den Zahlungsstatus übersichtlich zusammengefasst.
Kontakte einfach exportieren
Die Gesamtheit Ihrer Kontaktdaten lässt sich jederzeit als Excel-Tabelle (XLSX) oder vCard (VCF) herunterladen. Excel-Dateien sind ideal, um die Liste an Ihren Steuerberater weiterzugeben oder externe Archivierungen vorzunehmen. vCards eignen sich für den schnellen Import der Daten in Telefonbuch oder E-Mail-Client, sodass Sie auch außerhalb von OnlineRechnung alle Kontakte griffbereit haben.
Klicken Sie im oberen Menü auf Exporte und wählen Sie Kontakte exportieren.
Entscheiden Sie sich für ein Format, sei es Excel oder vCard.
Eine aktuelle und gut geführte Datenbank erleichtert den gesamten Rechnungsprozess. Es lohnt sich, von Beginn an die Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern up-to-date zu halten, damit Sie gleich alles bereit haben, wenn es darum geht, Mahnungen oder neue Rechnungen zu senden.
