E-Mail-Vorlagen in OnlineRechnung anpassen

Erstellung Ihrer eigenen E-Mail-Vorlagen

Mit OnlineRechnung können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation deutlich vereinfachen. Die Vorlagen finden Sie in Ihrem Konto im Bereich E-Mail-Vorlagen.

Vorlagentyp auswählen

In der Menüleiste wählen Sie den gewünschten Typ der Vorlage. OnlineRechnung bietet Ihnen folgende Vorlagen:

• 📄 Rechnung - die Nachricht, mit der Sie Ihre Rechnung versenden

• ⚠️ Erinnerung - die Nachricht bei verspäteter Zahlung

• ✅ Danke - die Nachricht nach Zahlungseingang

Wählen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.

Anpassen Ihrer Vorlage

Verwenden Sie den Vorlagen-Editor, um den Betreff und den Haupttext Ihrer E-Mail individuell zu gestalten:

• Betreff der E-Mail - die Zeile, die der Empfänger im Posteingang sieht

• E-Mail-Inhalt - frei gestaltbarer Haupttext

Zusätzlich können Sie Platzhalter verwenden, die OnlineRechnung automatisch ausfüllt, zum Beispiel:

• Rechnungsnummer

• Fälligkeitsdatum

• Gesamtbetrag

• Zahlungsinformationen

E-Mail-Vorschau

Nutzen Sie die Vorschau, um das endgültige Aussehen Ihrer E-Mail zu kontrollieren. In der Vorschau prüfen Sie:

• die eingefügten Daten

• Gestaltung und Textformatierung

• den Gesamteindruck der Nachricht

Speichern Sie anschließend die Änderungen.

📄 Versand der Rechnung

Beim Versand geben Sie nur die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Der Text wird automatisch aus Ihrer Vorlage übernommen.

⚠️ Zahlungserinnerung versenden

Im Bereich Ausgestellte Rechnungen ermöglicht die passende Vorlage die schnelle Kontaktaufnahme bei Zahlungsverzug:

• Suchen Sie die überfällige Rechnung.

• Klicken Sie neben der Rechnung auf das Senden-Symbol.

• Wählen Sie die Vorlage Erinnerung und senden Sie die Nachricht ab.

So erinnern Sie Ihre Kunden ohne großen Aufwand an offene Zahlungen.

✅ Dankesnachricht versenden

Bei bereits bezahlten Rechnungen nutzen Sie Ihre persönliche Dankesnachricht:

• Öffnen Sie den Bereich Ausgestellte Rechnungen.

• Klicken Sie bei der jeweiligen Rechnung auf das Senden-Symbol.

• Wählen Sie die Vorlage Danke und senden Sie die Nachricht ab.

Ein herzlicher Dank hinterlässt einen positiven Eindruck.