Ratgeber zum Export von Rechnungen
Wann ein umfangreicher Rechnungsdownload sinnvoll ist
Ein umfangreicher Download von Rechnungen zahlt sich aus, wenn Sie eine Vielzahl von Dokumenten gleichzeitig verwalten müssen. Typische Szenarien beinhalten:
Übermittlung der Unterlagen an Ihren Steuerberater für monatliche oder vierteljährliche Abrechnungen
Weitergabe der Rechnungsdaten an Ihre Buchhaltung
Erstellen eines Überblicks über Ihre ausgestellten Rechnungen in Excel für interne Dokumentation oder Analyse
Archivierung der Belege am Jahresende
Verfahren zum Exportieren über die Exportfunktion
Anleitung zum Exportieren von Rechnungen:
Selektion von Exporte im oberen Menü der Webanwendung.
Betätigen Sie die Exportrechnung-Funktion.
Definieren Sie die Periode, den Kunden sowie den Rechnungsstatus und wählen Sie das gewünschte Exportformat.
Alternative Möglichkeit: Massendownload aus dem Bereich Ausgestellte Rechnungen
Gehen Sie zum Abschnitt Ausgestellte Rechnungen.
Markieren Sie die Rechnungen, die exportiert werden sollen.
Zwei Optionen stehen zur Wahl:
Alle auswählen — Nutzen Sie das Kontrollkästchen in der Kopfleiste
Gezielte Auswahl — Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den einzelnen Dokumenten (praktisch für bestimmte Zeiträume oder Kunden)
Download initiieren
Nachdem die Auswahl getroffen wurde, klicken Sie auf Herunterladen. Ein Menü mit den verfügbaren Optionen wird angezeigt.
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Wählen Sie das Exportformat:
PDF-Format
XLSX-Format (Excel)
Das PDF-Format ist ideal für die dauerhafte Archivierung und Lesbarkeit. Geeignet für:
Versand von Rechnungen an Kunden oder Steuerberater zur Prüfung
Archivierung für die eigenen Akten
Druck von Rechnungen
XLSX (Excel)
Eine Excel-Übersicht über ausgestellte Rechnungen für einen gewählten Zeitraum eignet sich bestens für:
Interne Dokumentation und Verkaufsanalyse
Berichtswesen und Analyse (Filter, Pivot-Tabellen)
Weitergabe zusammengefasster Daten an Nicht-Buchhaltungssoftware-Nutzer
XLSX ist nicht für die Integration in Buchhaltungssoftware optimiert; es fungiert als Berichtswerkzeug.
Häufige Probleme und deren Lösungen
Falls sich die Datei nicht öffnen lässt, prüfen Sie, ob Sie das passende Format gewählt haben: PDF für die Ansicht und Archivierung, XLSX für die Auswertung in Excel.
Steuerberater benötigt abweichendes Format
Steuerberater benötigt abweichendes Format — Die meisten Steuerberater in Österreich arbeiten problemlos mit PDF. Benötigt Ihr Steuerberater eine tabellarische Übersicht, wählen Sie XLSX.
Leere oder unvollständige ZIP-Datei
Vergewissern Sie sich, dass alle gewünschten Rechnungen ausgewählt sind. Ohne Auswahl wird nichts exportiert.
Export eines bestimmten Zeitraums
Navigieren Sie zu den Filtern über der Liste, markieren Sie die gewählten Dokumente und starten Sie die Massenaktion.
Der Massenexport über OnlineRechnung in Österreich spart zahllose Arbeitsstunden – ein paar Klicks genügen und alle benötigten Dokumente sind bereit.
