E-Rechnung in Österreich: Definition und Funktionsweise
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt als strukturierter Datensatz – meist eine XML-Datei – ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Buchhaltungsprogramm des Empfängers übernimmt Beträge, UID-Nummer und Positionen automatisch.
Das Umsatzsteuergesetz fasst den Begriff weiter: Als elektronische Rechnung gilt jede Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Ein PDF ist für Menschen gemacht, nicht für Software. Die Daten stehen lesbar auf der Seite, der Empfänger muss sie trotzdem händisch erfassen. Umsatzsteuerlich ist ein PDF per E-Mail zulässig – eine strukturierte E-Rechnung im Sinne der EU-Definition ist es nicht. Dasselbe gilt für eingescannte Papierrechnungen.
Drei Begriffe, die oft verwechselt werden:
PDF- oder Papierrechnung: gültige Rechnung, aber nicht maschinenlesbar.
Strukturierte E-Rechnung: XML-Datei nach ebInterface oder Peppol, Software verarbeitet sie automatisch.
Online-Rechnung: die Art, wie Sie Rechnungen in einer Web-App erstellen – unabhängig vom Format.
Den Unterschied zwischen Web-App und Rechnungsformat erklärt der Beitrag zur Online-Rechnung und Zeitersparnis.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Erfassen: Sie legen die Rechnung wie gewohnt an – Leistung, Betrag, Steuersatz, UID-Nummer des Kunden.
Strukturieren: Die Software erzeugt daraus eine XML-Datei im passenden Format, zum Beispiel ebInterface.
Übermitteln: Die Datei geht per Upload im Unternehmensserviceportal (USP), über eine Webservice-Schnittstelle oder über einen Peppol-Zugangspunkt an den Empfänger.
Prüfen: Der Empfänger validiert die Datei automatisch. Beim Bund gilt die Rechnung erst nach fehlerfreier Prüfung als eingebracht.
Verarbeiten und archivieren: Die Daten landen direkt in der Buchhaltung, die Datei wird sieben Jahre aufbewahrt.
Für Korrekturen stellen Sie – wie bei Papier – eine Gutschrift aus.
Welche Formate gelten in Österreich?
ebInterface: der nationale XML-Standard, entwickelt von AUSTRIAPRO in der Wirtschaftskammer. Der Bund nimmt aktuell die Versionen 4.3, 5 und 6 an.
Peppol BIS Billing 3.0: das internationale UBL-Format für das Peppol-Netzwerk, häufig von ausländischen Lieferanten genutzt.
EN 16931: die europäische Norm für E-Rechnungen. Die E-Rechnung an den Bund ist normkonform; ab 2030 gilt die Norm für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze.
Was das Gesetz verlangt
Damit eine elektronische Rechnung umsatzsteuerlich gilt und der Kunde die Vorsteuer abziehen darf, müssen vier Punkte erfüllt sein:
Zustimmung des Empfängers: formlos möglich, etwa durch Bezahlung der Rechnung.
Echtheit der Herkunft: der Aussteller ist eindeutig identifizierbar.
Unversehrtheit des Inhalts: die Pflichtangaben wurden nach dem Versand nicht verändert.
Lesbarkeit: die Rechnung bleibt während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar.
Wie Sie das sicherstellen, bleibt Ihnen überlassen: Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung) reicht aus. Qualifizierte Signatur oder EDI sind zulässig, aber keine Pflicht. Alle Rechnungsmerkmale nach dem Umsatzsteuergesetz – etwa fortlaufende Nummer, UID-Nummer und Steuersatz – gelten für E-Rechnungen genauso.
Aufbewahrungsfrist: sieben Jahre
Rechnungen und Belege sind nach der Bundesabgabenordnung sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem sie ausgestellt wurden. Eine Rechnung von März 2026 heben Sie also bis Ende 2033 auf. Elektronische Archivierung ist zulässig, solange die Daten vollständig und unverändert abrufbar bleiben. Für Belege zu Grundstücken gelten 22 Jahre.
Wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Rechnungen an den Bund: seit 1. Jänner 2014 verpflichtend. Bundesdienststellen nehmen weder Papier noch PDF an – nur strukturierte E-Rechnungen über das USP bzw. e-Rechnung.gv.at oder über Peppol.
Länder und Gemeinden: Öffentliche Auftraggeber im Oberschwellenbereich müssen seit 2020 E-Rechnungen annehmen; eine generelle Pflicht zur Ausstellung gibt es dort nicht.
Zwischen Unternehmen (B2B) und an Privatkunden (B2C): derzeit keine Pflicht. Papier und PDF bleiben gültig.
EU-Ausland: Ab 1. Juli 2030 wird die strukturierte E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend (ViDA). Die Zustimmung des Empfängers entfällt dann.
Pflicht heute, Pflicht morgen:
Zwischen Unternehmen gibt es in Österreich noch keine E-Rechnungspflicht – ab 2030 ändert sich das für EU-Geschäfte. Den Zeitplan finden Sie im Artikel E-Rechnung in Österreich: B2B-Pflicht und der ViDA-Fahrplan.
Vorteile und Risiken
Vorteile:
kein Abtippen, weniger Erfassungsfehler
schnellere Verarbeitung, oft schnellere Zahlung
automatische Archivierung ohne Papierordner
Risiken:
Formatfehler: Eine fehlerhafte XML-Datei wird beim Bund abgewiesen und gilt als nicht eingebracht.
Stammdaten: Fehlt die UID-Nummer oder ist sie falsch, fällt das bei automatischer Prüfung sofort auf.
Lesbarkeit: XML nur zu speichern reicht nicht – Sie müssen die Datei auch anzeigen können.
FAQ:
Ist eine Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Umsatzsteuerlich ja – sie ist eine elektronische Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt. Eine strukturierte E-Rechnung ist sie nur, wenn die Daten als XML vorliegen, zum Beispiel im Format ebInterface.
Muss ich für eine Rechnung an den Bund eine bestimmte Software haben?
Nein. Sie können die Rechnung auch direkt im Online-Formular auf e-Rechnung.gv.at erfassen. Dafür brauchen Sie nur einen Zugang zum Unternehmensserviceportal (USP).
Braucht eine E-Rechnung eine elektronische Signatur?
Nein. Echtheit und Unversehrtheit lassen sich auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nachweisen. Eine qualifizierte Signatur ist eine Option, keine Pflicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Datei muss während dieser Zeit lesbar bleiben.
Muss mein Kunde einer E-Rechnung zustimmen?
Ja, derzeit braucht es die Zustimmung des Empfängers – auch stillschweigend, etwa durch Bezahlung. Für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze entfällt diese Zustimmung ab 1. Juli 2030.
