Papier- oder elektronische Rechnung? Was in Österreich gilt
Beide Formen sind gleich viel wert
Ob Sie Ihre Rechnung ausdrucken oder per E-Mail schicken, entscheiden Sie selbst. Das Umsatzsteuergesetz behandelt Papier und elektronische Rechnung gleich. Ihr Kunde darf aus beiden die Vorsteuer abziehen, wenn alle Rechnungsmerkmale stimmen.
Elektronisch ist dabei mehr, als viele denken. Dazu zählen:
das PDF im Anhang einer E-Mail,
die eingescannte Papierrechnung und das Fax,
die strukturierte E-Rechnung: eine XML-Datei wie ebInterface, die die Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einliest.
Was das Gesetz verlangt
Der Inhalt ist bei beiden Formen derselbe. Auf jede Rechnung gehören dieselben Rechnungsmerkmale, zum Beispiel eine fortlaufende Nummer und Ihre UID-Nummer. Sind Sie im Firmenbuch eingetragen, steht auf Ihren Geschäftspapieren auch die Firmenbuchnummer.
Für die elektronische Rechnung gibt es vier zusätzliche Regeln:
Ihr Kunde ist einverstanden. Ein Formular oder eine Unterschrift braucht es nicht.
Die Herkunft ist echt. Es ist klar, dass die Rechnung von Ihnen stammt.
Der Inhalt ist unverändert. Niemand hat die Angaben nachträglich geändert.
Die Rechnung ist lesbar. Sie lässt sich jederzeit öffnen.
Zustimmung in der Praxis
Eine Grafikerin schickt ihrem Kunden die Rechnung als PDF per E-Mail. Er bezahlt sie ohne Einwand. Damit hat er der elektronischen Rechnung zugestimmt, auch ohne Unterschrift.
Die letzten drei Punkte gelten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, für Sie und für Ihren Kunden. Wie Sie das sicherstellen, ist Ihre Sache. Meist reicht ein einfacher Abgleich: Rechnung, Auftrag und Zahlung passen zusammen und lassen sich später nachvollziehen. Fachleute nennen das innerbetriebliches Steuerungsverfahren. Zulässig sind auch eine qualifizierte Signatur, EDI oder der Versand über das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL.
Mehr zu Formaten und Versandwegen lesen Sie im Beitrag E-Rechnung in Österreich: Definition und Funktionsweise.
Nicht doppelt verschicken
Geht dieselbe Rechnung per E-Mail und zusätzlich per Post hinaus, kennzeichnen Sie das zweite Exemplar als Kopie oder Duplikat. Sonst schulden Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer unter Umständen zweimal.
Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren
Rechnungen heben Sie nach der Bundesabgabenordnung sieben Jahre auf. Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht. Bei Grundstücken und während eines laufenden Abgabenverfahrens gilt eine längere Frist.
Ein Papierarchiv ist dafür nicht nötig. Sie dürfen Rechnungen elektronisch aufbewahren, auch eingescannte. Bedingung: Die Rechnung lässt sich bis zum Fristende vollständig und originalgetreu wieder aufrufen.
Papierrechnung: Vor- und Nachteile
Dafür spricht: Sie brauchen keine Zustimmung, und die Rechnung erreicht auch Kunden, die nicht digital arbeiten.
Dagegen spricht:
Druck, Kuvert und Porto kosten Geld.
Die Post braucht Tage, die Zahlung oft auch.
Papier geht verloren oder wird beschädigt.
Der Ordner steht sieben Jahre im Regal.
Elektronische Rechnung: Vor- und Nachteile
Dafür spricht:
Die Rechnung ist in Sekunden beim Kunden, das Geld oft früher bei Ihnen.
Druck- und Portokosten fallen weg.
Sie finden jede Rechnung mit wenigen Klicks.
Mit einer strukturierten E-Rechnung tippt niemand mehr ab.
Dagegen spricht:
Ihr Kunde muss einverstanden sein.
Sie müssen Echtheit und Inhalt sieben Jahre lang belegen können.
Ohne Sicherung sind die Daten bei einem Defekt weg.
Per E-Mail kommen auch gefälschte Rechnungen.
Wann die E-Rechnung Pflicht ist
An Unternehmen und Privatkunden dürfen Sie in Österreich weiter auf Papier oder als PDF verrechnen. Es gibt keine allgemeine E-Rechnungspflicht.
Anders beim Bund. Arbeiten Sie für eine Bundesdienststelle, akzeptiert sie nur eine strukturierte E-Rechnung. Sie bringen diese über e-Rechnung.gv.at im USP oder über PEPPOL ein. Papier und PDF werden nicht angenommen. Ohne eigene Software tragen Sie die Rechnung einfach im Online-Formular ein.
Auf EU-Ebene kommt mit dem Paket ViDA die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten. Rechnungen innerhalb Österreichs betrifft das nicht direkt.
So gelingt der Umstieg
Klären Sie mit Ihren Kunden, an welche E-Mail-Adresse die Rechnungen gehen. Am besten halten Sie das im Angebot oder Vertrag fest.
Legen Sie Rechnung, Bestellung und Zahlungsbeleg zusammen ab.
Sichern Sie Ihre Rechnungen an zwei Orten.
Prüfen Sie unerwartete Rechnungen, bevor Sie zahlen.
Welche Form passt zu Ihnen?
Für die meisten Einzelunternehmer und kleinen Firmen ist die elektronische Rechnung die bessere Wahl. Papier lohnt sich bei Kunden, die keine elektronische Rechnung wollen.
Sie können beides kombinieren. Ob Ihnen dafür eine Vorlage genügt, lesen Sie im Beitrag, wann eine Rechnung aus Word oder Excel reicht.
FAQ:
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail gültig?
Ja, wenn Ihr Kunde zustimmt und die Rechnung alle Rechnungsmerkmale enthält.
Muss mein Kunde schriftlich zustimmen?
Nein. Es genügt, wenn er die Rechnung annimmt und bezahlt.
Braucht eine elektronische Rechnung eine Signatur?
Nein. Es reicht, wenn Sie Rechnung, Auftrag und Zahlung nachvollziehbar abgleichen können.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Das gilt für Papier und elektronische Rechnungen gleich.
