Zukunft der Rechnungsstellung in Österreich: Was auf Unternehmer zukommt
Rechnungsstellung in Österreich auf einen Blick
Zwischen Unternehmen und an Privatkunden gibt es in Österreich keine Formatvorschrift – PDF und Papier bleiben gültig. Pflicht ist die E-Rechnung nur im Geschäft mit dem Bund. Drei Entwicklungen sollten Sie trotzdem im Blick haben: ViDA ab 2030, den IBAN-Abgleich bei Zahlungen und eine mögliche nationale B2B-Pflicht.
Termin |
Was gilt |
Wen es betrifft |
|---|---|---|
seit 1.1.2014 |
E-Rechnung an Bundesdienststellen Pflicht |
Lieferanten des Bundes |
seit 14.4.2025 |
Österreich darf eine nationale B2B-Pflicht einführen – bisher kein Termin |
Alle Unternehmen |
seit 9.10.2025 |
IBAN-Namensabgleich und Echtzeitüberweisung |
Alle, die per Überweisung bezahlt werden |
1.7.2030 |
E-Rechnung und digitale Meldung im EU-Geschäft (ViDA) |
Unternehmen mit Kunden in anderen EU-Staaten |
1.1.2035 |
Nationale E-Rechnungssysteme müssen dem EU-Standard entsprechen |
Nur bei einem eigenen österreichischen System |
Was heute gilt – und was eine E-Rechnung ist
An den Bund: nur strukturierte E-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal (USP) bzw. e-Rechnung.gv.at oder Peppol, im Format ebInterface oder Peppol BIS. Eine PDF gilt als nicht eingebracht; einzige Ausnahme sind Barzahlungen.
B2B und B2C: Papier oder PDF per E-Mail. Der Empfänger muss der E-Mail-Rechnung zustimmen – stillschweigend durch Verbuchen und Bezahlen reicht.
E-Rechnung bedeutet: ein strukturierter Datensatz (XML) nach EN 16931, den die Software des Empfängers automatisch einliest. PDF, Scan, Word oder Excel sind keine E-Rechnung.
Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto kommen mit vereinfachten Angaben aus.
Details zur Pflicht gegenüber dem Bund lesen Sie im Beitrag zur E-Rechnung in Österreich und dem ViDA-Fahrplan.
ViDA: Ab 1. Juli 2030 Pflicht im EU-Geschäft
Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten müssen als E-Rechnung nach EN 16931 ausgestellt werden, innerhalb von 10 Tagen nach der Leistung.
Die Rechnungsdaten gehen digital an die Finanzverwaltung und ersetzen die Zusammenfassende Meldung.
Betroffen sind vor allem Umsätze, die heute per Reverse Charge abgerechnet werden – siehe Reverse-Charge-Rechnungsvorlage für Österreich.
Im Inland bleibt die Wahlfreiheit. Österreich dürfte eine B2B-Pflicht seit April 2025 ohne EU-Genehmigung einführen, hat aber bisher weder Gesetz noch Entwurf vorgelegt.
Kein Termin heißt nicht keine Pflicht
Für inländische B2B-Rechnungen gibt es keinen Stichtag, Österreich kann ihn aber jederzeit beschließen. Wer Kunden in anderen EU-Staaten hat, braucht die E-Rechnung spätestens ab 1. Juli 2030.
Zahlungen: IBAN-Abgleich seit Oktober 2025
Seit 9. Oktober 2025 prüfen Banken vor jeder Euro-Überweisung, ob Empfängername und IBAN zusammenpassen. Stimmt der Name auf Ihrer Rechnung nicht mit dem Kontoinhaber überein, sieht Ihr Kunde eine Warnung – und zahlt im Zweifel später. Gleichzeitig müssen Banken Echtzeitüberweisungen anbieten; das Geld ist in Sekunden am Konto.
Stolperstein bei Einzelunternehmern
Läuft das Konto auf den Privatnamen, die Rechnung aber auf die Firmenbezeichnung, meldet die Bank des Kunden eine Abweichung. Führen Sie den Kontoinhaber neben der IBAN auf der Rechnung an.
Aufbewahrung: 7 Jahre, elektronisches Original
Rechnungen sind 7 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufzubewahren, bei Grundstücken 22 Jahre. Elektronische Rechnungen bleiben elektronisch im Archiv – lesbar und unverändert. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht; bei einer E-Rechnung ist der Datensatz das Original, nicht die PDF-Ansicht.
Drei Kunden, drei Regeln
Eine Grazer Werbeagentur stellt im selben Monat drei Rechnungen aus:
Bundesministerium: schon heute als E-Rechnung über das USP, mit Auftragsreferenz.
Geschäftskunde in Deutschland: heute als Reverse-Charge-PDF zulässig, ab 1. Juli 2030 als E-Rechnung binnen 10 Tagen plus digitale Meldung.
Privatkundin in Linz: PDF per E-Mail bleibt auch nach 2030 in Ordnung.
So bereiten Sie sich vor: 5 Schritte
Kundenkreis einordnen: Bund, EU-Ausland oder nur Inland? Davon hängt ab, ob Sie heute, ab 2030 oder vorerst gar nicht betroffen sind.
Stammdaten bereinigen: UID-Nummern der Kunden, einheitliche Firmenbezeichnung, Kontoinhabername, bei Bundesaufträgen die Auftragsreferenz.
Software prüfen: Kann Ihr Programm ebInterface oder Peppol BIS erzeugen und lesen? Ob eine Rechnung aus Word oder Excel noch reicht, entscheidet Ihr Kundenkreis.
Archiv ordnen: ein Ablageort, einheitliche Dateinamen, regelmäßige Sicherung.
USP-Zugang einrichten und testen: registrieren Sie sich im USP und stellen Sie erste Rechnungen probeweise als E-Rechnung aus.
Nur wenige Rechnungen an den Bund?
Nach der USP-Registrierung erfassen Sie E-Rechnungen direkt im Webformular auf e-Rechnung.gv.at – ohne eigene Software.
FAQ:
Muss ich in Österreich schon E-Rechnungen ausstellen?
Nur an Bundesdienststellen, seit 1. Jänner 2014. Zwischen Unternehmen und an Privatkunden bleiben PDF und Papier gültig.
Wann kommt die B2B-Pflicht in Österreich?
Ein Termin steht nicht fest; es gibt bisher weder Gesetz noch Entwurf. Fix ist nur der EU-Termin 1. Juli 2030 für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, in Österreich meist ebInterface oder Peppol BIS.
Warum zeigt die Bank meinem Kunden eine Warnung?
Seit 9. Oktober 2025 gleichen Banken Empfängername und IBAN ab. Führen Sie den Kontoinhaber auf der Rechnung genau so an, wie ihn Ihre Bank führt.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
7 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres, bei Grundstücken 22 Jahre – elektronische Rechnungen elektronisch.
