Rechnung überfällig: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Eine Rechnung ist überfällig, sobald das vereinbarte Fälligkeitsdatum verstrichen ist und das Geld nicht am Konto ist. Ab diesem Moment ist Ihr Kunde in Zahlungsverzug und Sie haben nach österreichischem Recht konkrete Ansprüche. Je früher Sie reagieren, desto besser stehen die Chancen, dass Sie Ihr Geld bekommen.
Ab wann ist eine Rechnung überfällig?
Entscheidend ist das Zahlungsziel, das Sie mit dem Kunden vereinbart haben und das auf der Rechnung steht. Ab dem Tag danach ist der Kunde in Verzug – eine Mahnung braucht es dafür nicht.
Haben Sie kein Zahlungsziel vereinbart, muss der Kunde nach Ihrer Leistung und dem Erhalt der Rechnung ohne unnötigen Aufschub zahlen. Einen fixen Tag, ab dem der Verzug beginnt, gibt es dann nicht. Spätestens nach Ihrer Mahnung ist der Kunde aber sicher in Verzug. Schreiben Sie deshalb immer ein konkretes Fälligkeitsdatum auf die Rechnung.
Zwischen Unternehmen ist ein Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen immer zulässig. Längere Fristen sind nur gültig, wenn sie Sie als Gläubiger nicht grob benachteiligen.
Worauf Sie Anspruch haben
Zahlt ein Geschäftskunde zu spät, geht es nicht nur um den offenen Betrag. Nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) stehen Ihnen zu:
Verzugszinsen – zwischen Unternehmen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Oesterreichischen Nationalbank (OeNB). Maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des Halbjahres; er gilt dann für das ganze Halbjahr. Der Anspruch entsteht automatisch, auch wenn auf der Rechnung oder im Vertrag nichts dazu steht.
Pauschale für Betreibungskosten – 40 Euro je verspätet bezahlter Forderung, ohne Nachweis tatsächlicher Kosten. Höhere Kosten, etwa für ein Inkassobüro, können Sie zusätzlich verlangen, wenn sie notwendig waren und in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen.
Bei Rechnungen an Verbraucher gelten gesetzliche Zinsen von 4 % pro Jahr, die 40-Euro-Pauschale entfällt. Die 4 % gelten auch zwischen Unternehmen, wenn den Kunden an der Verspätung kein Verschulden trifft.
Verzugszinsen im Jahr 2026:
• Basiszinssatz der OeNB am 1. Jänner 2026 und am 1. Juli 2026: 1,53 %
• Verzugszinsen zwischen Unternehmen: 10,73 % pro Jahr – für Verzug im ganzen Jahr 2026
• Pauschale für Betreibungskosten: 40 Euro je Forderung (nur zwischen Unternehmen)
Der Basiszinssatz kann sich ändern – prüfen Sie vor der Berechnung den Wert, der am Beginn des jeweiligen Halbjahres galt.
Ein Geschäftskunde schuldet Ihnen 5.000 Euro. Die Rechnung war am 10. Februar 2026 fällig, bezahlt hat er erst am 21. April 2026 – also 70 Tage zu spät.
Der Verzug fällt ins 1. Halbjahr 2026, es gilt der Satz von 10,73 %.
Zinsen: 5.000 × 10,73 % × 70 ÷ 365 = 102,89 Euro
Dazu kommt die Pauschale von 40 Euro.
Zusätzlich zur Rechnung stehen Ihnen damit 142,89 Euro zu.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
Rechnung prüfen. Ist die Rechnung beim Kunden angekommen, stimmen Betrag und IBAN? Oft hakt die Zahlung nur an einem Detail.
Zahlungserinnerung senden. Die erste Nachricht ist freundlich – ein Hinweis, dass die Rechnung überfällig ist.
Mahnung senden. Reagiert der Kunde nicht, folgt eine deutlichere Mahnung mit neuer Zahlungsfrist. Nennen Sie darin die Verzugszinsen und die Pauschale von 40 Euro. In der letzten Mahnung kündigen Sie gerichtliche Schritte an. Gesetzlich ist eine Mahnung vor der Klage nicht vorgeschrieben, sie belegt aber, dass Sie Ihren Kunden zur Zahlung aufgefordert haben.
Mahnklage einbringen. Für Geldforderungen bis 75.000 Euro gibt es das gerichtliche Mahnverfahren. Die Mahnklage bringen Sie online über JustizOnline oder mit dem Formular der Justiz ein. Das Gericht erlässt ohne Verhandlung einen Zahlungsbefehl. Ihr Kunde hat dann vier Wochen Zeit für einen Einspruch. Erhebt er keinen, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und Sie können Exekution beantragen. Erhebt er Einspruch, folgt ein normales Gerichtsverfahren.
Offene Rechnungen verjähren in drei Jahren ab Fälligkeit. Mahnungen halten die Verjährung nicht auf – das schafft nur eine Klage (auch die Mahnklage) oder wenn der Kunde die Schuld anerkennt. Danach können Sie die Forderung vor Gericht nicht mehr durchsetzen.
Überfällige Rechnungen in OnlineRechnung erledigen
In OnlineRechnung sehen Sie überfällige Rechnungen auf einen Blick. Im Bereich Ausgestellte Rechnungen erhält jede Rechnung nach Ablauf des Fälligkeitsdatums automatisch den Status Überfällig – mehr dazu im Tutorial Rechnungsstatus in OnlineRechnung verwalten.
Die Zahlungserinnerung senden Sie direkt aus der Anwendung. Dafür gibt es die vorbereitete Vorlage Erinnerung – den Text müssen Sie also nicht jedes Mal neu schreiben.
So funktioniert es:
Klicken Sie unter Ausgestellte Rechnungen bei der überfälligen Rechnung auf das Papierflieger-Symbol (Senden).
Im E-Mail-Fenster ergänzen Sie den Empfänger und passen den Text bei Bedarf an. Wie der Versand im Detail abläuft, zeigt das Tutorial Rechnungen per E-Mail versenden.
Senden Sie die Erinnerung mit E-Mail senden ab.
Probleme vermeiden, bevor sie entstehen
Das Fälligkeitsdatum legen Sie auf jeder Rechnung selbst fest – je nachdem, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben. Ihre Verzugsbedingungen können Sie beim Ausstellen gleich ins Notizfeld schreiben, etwa dass bei verspäteter Zahlung Verzugszinsen anfallen. Der Kunde sieht das direkt auf der Rechnung und die spätere Mahnung überrascht niemanden.
Das könnte Sie auch interessieren:
Eigene E-Mail-Vorlagen anpassen (auch die Vorlage für Zahlungserinnerungen)
Ab wann ist eine Rechnung überfällig?
Am Tag nach dem vereinbarten Fälligkeitsdatum, wenn der Betrag nicht eingegangen ist. Ab dann ist Ihr Kunde in Zahlungsverzug – eine Mahnung ist dafür nicht nötig. Ohne vereinbartes Datum ist der Kunde spätestens nach Ihrer Mahnung in Verzug.
Muss ich Verzugszinsen auf der Rechnung anführen, damit ich sie verlangen kann?
Nein. Der Anspruch auf gesetzliche Verzugszinsen entsteht automatisch. Sie müssen ihn weder auf der Rechnung noch im Vertrag festhalten.
Wie hoch sind die Verzugszinsen in Österreich?
Zwischen Unternehmen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der OeNB. Für Verzug im Jahr 2026 sind das 10,73 % pro Jahr. Gegenüber Verbrauchern gelten 4 % pro Jahr.
Was ist die Pauschale von 40 Euro?
Eine Entschädigung für die Kosten der Betreibung. Ist Ihr Kunde ein Unternehmen, steht sie Ihnen je verspätet bezahlter Forderung zu – ohne Nachweis tatsächlicher Kosten. Bei Verbrauchern gilt sie nicht.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verjähren in drei Jahren ab Fälligkeit. Mahnungen halten die Verjährung nicht auf, eine Klage oder ein Anerkenntnis durch den Kunden schon.
Brauche ich für die Mahnklage einen Anwalt?
Die Mahnklage können Sie online über JustizOnline oder mit dem Formular der Justiz selbst einbringen. Ob im weiteren Verfahren Anwaltspflicht besteht, hängt vor allem von der Höhe der Forderung ab – bei größeren Beträgen lohnt sich eine Beratung.
